关于印发《山东大学国内差旅费管理暂行办法》及《山东大学会议费管理暂行办法》的通知
日期:2016-09-02 作者:管理学院办公室 浏览次数:

全校各单位:

《山东大学国内差旅费管理暂行办法》及《山东大学会议费管理暂行办法》业经学校研究通过,现印发给你们,请认真遵照执行。
  
 
山 东 大 学             
2016年8月31日          
 
山东大学国内差旅费管理暂行办法
 
第一章   
第一条 为加强和规范学校国内差旅费报销管理,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)等相关文件精神,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各院(系、所、中心)、部(处)以及其他直附属单位(以下简称各单位)。
第三条 国内差旅费是指教职工及相关人员(以下简称出差人员)临时到常驻地以外地区因公出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
差旅费实行凭据报销和定额包干相结合的办法。
第四条 各单位要建立健全差旅费报销审批制度。出差人员报销应填写《山东大学差旅费结算表》,使用单位公用经费出差还应填写《山东大学公务外出计划申报单》(附件1)。差旅费报销的审批权限如下:
(一)一般公务性差旅费报销,由所在单位主要负责人审批,各单位主要负责人出差由所在单位其他负责人审批。
(二)教职工及学生使用科研经费从事科学研究、考察、参加学术会议的差旅费报销,由项目负责人审批。
(三)学校安排参加的培训、进修学习的差旅费报销,由所在单位负责人或组织(人事)等职能部门审批。
(四)调入学校或借调到上级主管部门工作的差旅费报销,由所在单位负责人和人事部门共同审批。
第五条 各单位要严格执行公务外出报告制度。本着实事求是、厉行节约的原则,从严控制出差人数和天数;严格差旅费预算管理,控制差旅费支出规模;严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动,严禁以任何名义和方式变相旅游,严禁无实质内容的学习交流和考察调研。
第六条 出差人员对差旅费的真实性、合法性和相关性负责,各单位对本单位人员出差承担审批和监管责任。
第二章  城市间交通费
第七条 城市间交通费是指出差人员因公到常驻地以外地区出差乘坐火车、轮船、飞机等交通工具所发生的费用。
第八条 出差人员应当按规定等级乘坐交通工具。
  
乘坐交通工具的等级见下表:
类别
对应人员
火车(含高铁、 动车、全列软席 列车)
轮船(不包括旅游船)
飞 机
其他交通工具(不包括出租小汽车)
一类
1.院士及相当于院士的学者;
2.二级管理岗位人员。
火车软卧、一等软座、高铁/动车商务座
一等舱
头等舱、公务舱
凭据报销
二类
1.正高级职称人员;
2.五级及以上专业技术岗位和管理岗位人员。
火车软卧、一等软座、高铁/动车一等座
二等舱
经济舱
凭据报销
三类
其余人员
火车硬座、硬卧、二等软座、高铁/动车二等座
三等舱
经济舱
凭据报销
(一)符合第一类差旅费标准的人员出差,因工作需要,随行一人可乘坐同等级交通工具。
(二)对既在管理岗位、又有专业技术职称的人员,可以按照“就高”原则报销。
(三)确因工作需要,出差人员可选择高于自身相应级别的交通工具,并按相应级别的上一级标准报销,报销时提供《特殊事项说明表》(附件2)。
(四)在晚8时至次日晨8时期间乘火车6小时以上的,可选择自身相应级别上一级的交通工具。
五)各类人员级别以学校人事部门认定为准。特殊情况经学校批准同意后报人事部、财务部备案执行。
(六)二级专业技术职称人员使用科研经费出差可以乘坐飞机公务舱或头等舱、高铁/动车商务座。
第九条 到出差目的地有多种交通工具可选择时,出差人员在不影响公务、确保安全的前提下,应当选乘经济便捷的交通工具。
第十条 因发生城市间交通费用而产生的订票费、民航发展基金、燃油附加费等相关费用可以凭据报销。
乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份。
第十一条 未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。
 
第三章   住宿费
第十二条 住宿费是指出差人员因公出差期间入住宾馆(包括饭店、招待所,下同)发生的房租费用。
第十三条 出差人员出差住宿费实行定额管理,在规定的定额标准内凭据报销,超支部分由个人自理。
第十四条 学校参照国家有关文件,制定分地区、分类别的住宿费限额标准。具体标准见《山东大学国内差旅住宿费标准明细表》(附件3)。
第十五条 住宿发票应注明住宿天数、人数、单价等基本信息,以便判断住宿费是否符合标准,如因宾馆客观条件限制无法在发票上体现上述信息,出差人员应实事求是在发票背面予以注明并签字确认。
第十六条 对于参加其他单位举办的会议和培训,举办方统一安排住宿且费用自理的,凭举办方出具的有效证明,据实报销住宿费。交纳的会务费、资料费随差旅费报销。
第四章  伙食补助
第十七条 伙食补助费是指对出差人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。
第十八条 伙食补助费按出差自然(日历)天数计算,按规定包干使用。发放标准除西藏、青海、新疆每人每天120元外,其他地区均为每人每天100元。
第十九条 对于参加会议和培训,举办方承担伙食费用的,发放在途期间的伙食补助费;举办方不承担伙食费用的,按照出差自然天数发放伙食补助费。
第二十条 已由校外单位负担伙食费用的,不得在学校重复领取伙食补助费。
第五章  市内交通费
第二十一条 市内交通费是指出差人员因公出差期间发生的市内交通费用。
第二十二条 市内交通费按出差自然(日历)天数计算,每人每天80元包干使用。
第二十三条 已由校外单位负担市内交通费的,不得在学校重复领取市内交通费补助。
第六章  其他相关规定
第二十四条 报销差旅费时,按以下程序办理:
(一)按照财政部有关规定,住宿费、机票费、会议注册费等支出应使用公务卡、转账支票、汇款等方式结算,原则上学校不再预借差旅费。
(二)出差人员出差结束后,原则上应当在15个工作日内办理报销手续。差旅费报销时应当提供城市间交通费票据、住宿费发票等凭证。
差旅费报销应遵循“一事一报”的原则,因不同事由或不在同一时间段出差,需分别填写不同的差旅费报销单。
出差人员在出差期间所发生的一切费用(如订票费、交通意外保险费等),必须连同当次差旅费一起报销,事后不得补报。
第二十五条 出差期间发生的签转或退票费,需填写《特殊事项说明表》(附件2),经审批后凭据予以报销。
第二十六条 出差人员应凭住宿费发票和城市间交通费票据领取伙食补助费和市内交通费。
(一)受邀参加学术会议、研讨会、评审会、座谈会,或与其他单位开展教学、科研合作等,凭对方单位承担住宿费或城市间交通费的有效证明,按规定标准据实报销相关费用,发放相关补助。
(二)对于实际发生住宿、乘坐交通工具,而无法取得相关票据,不能提供相关证明的,在确保真实性的前提下,有下列情况的,须提供《特殊事项说明表》(附件2),按规定标准据实报销相关费用,可以发放相关补助。
1.提供城市间往返交通费票据,无住宿费发票的;
2.提供单程城市间交通费票据和住宿费发票的;
3.只提供住宿费发票的。
(三)出差人员提供单程城市间交通费票据,须提供《特殊事项说明表》(附件2),按规定标准据实报销相关费用,不发放相关补助。
(四)未乘坐公共交通工具,而实际发生了交通费用的,须提供《特殊事项说明表》(附件2),凭据报销交通费用、住宿费,并发放相关补助。交通费用报销金额按当次往返路程合理估计或不高于出差目的地与驻地之间按规定乘坐相应公共交通工具的票价确定。
(五)师生开展野外调研、社会调查、考古挖掘、环境监测、气象观测、地质调查、工地勘察、海洋科学考察等工作,住在帐篷、农户、船舶、厂矿、科研基地、考察站、监测站、农场、林场、学生宿舍和教室等不收取住宿费或不能取得住宿费发票的,可提供《特殊事项说明表》(附件2)并依据有关凭据,据实报销城市间交通费,按规定标准发放伙食补助费和交通补助费。
第二十七条 出差人员因公到外地出差,由常驻地、目的地至机场、火车站、汽车站间往返,可以采取租车方式或乘坐市内出租车等交通工具,其租车费或出租车费等可据实报销。
第二十八条 确因工作需要,到济南远郊市县(济阳、平阴、长清、章丘、商河等)出差且实际发生住宿、交通等费用的,按出差自然(日历)天数计发补助。威海校区、青岛校区出差人员到相应远郊市县出差报销参照执行。
第二十九条 确因工作需要租车前往目的地的,报销时需提供租车合同(协议)或用车单,租车费发票据实报销,可发放伙食补助费,无市内交通补助。有特殊情况的,需填写《特殊事项说明表》(附件2)经审批后发放补助。
对租车所引起的安全等问题,由车辆出租单位及出差人员个人承担。
第三十条 确因工作需要邀请学者、专家或有关校外人员来校开会、交流、访问或赴外地参加调研,须提供邀请函,按以下情况对照学校相应标准报销差旅费:
(一)邀请来校开会的,执行《山东大学会议费管理暂行办法》(山大财字〔2016〕40号)。
(二)邀请来校交流、访问的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费和住宿费,不予发放伙食补助和交通补助。
(三)邀请赴外地参加调研的,可按差旅费规定报销受邀人员城市间交通费、住宿费、伙食补助和交通补助。
第三十一条 出差人员出差期间因个人原因前往其他城市的,需填写《特殊事项说明表》(附件2),城市间交通费按不高于从出差目的地返回单位按规定乘坐相应交通工具的票价予以报销,超出部分由个人自理。伙食补助费和交通补助发放天数扣除因个人原因前往其他城市的天数。
第三十二条 因工作调动所发生的城市间交通费、住宿费和伙食补助费,按差旅费的有关规定执行,予以一次性报销。
第三十三条 挂职锻炼、支援工作、外派、驻京等出差人员的差旅费按照有关文件规定执行。
第三十四条 学生参与教学科研活动、实习实践、社会调研活动发生的差旅费,按如下情况报销:
(一)学生使用实习经费参加实习实践活动,执行《山东大学全日制本专科生教学业务费经费开支管理暂行办法》(山大财字〔2010〕46号)。
(二)学生使用其他经费参加教学科研活动、社会调研、学术会议、长期在外地协助科学研究等工作,伙食补助费及交通补助费标准由项目负责人在限额内核定,在报销单上注明。
第七章  监督问责
第三十五条 各单位应当加强对本单位出差人员出差活动和经费报销的内控管理,对本单位出差审批制度、差旅费预算及规模控制负责,相关领导、财务人员等对差旅费报销进行审核把关,确保票据来源合法,内容完整、合规。对未经批准擅自出差、不按规定开支和报销差旅费的人员进行严肃处理。
各单位应当自觉接受纪检、监察、审计等部门对出差活动及相关经费支出的监督检查。
第三十六条 出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求,不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观,不得接受礼品、礼金和土特产品等。
第三十七条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关负责人和经办人员的责任:
(一)单位出差审批控制不严的;
(二)虚报冒领差旅费的;
(三)擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准的;
(四)不按规定报销差旅费的;
(五)转嫁差旅费的;
(六)其他违反本办法行为的。
有前款所列行为之一的,由财务部门会同有关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,报请学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理
第八章 附 则
第三十八条 本办法由财务部负责解释。
第三十九条 本办法自2016年9月1日起执行。原管理规定与本办法不一致的,按照本办法执行。
 
关于印发《山东大学会议费管理暂行办法》的通知
 
全校各单位:
《山东大学会议费管理暂行办法》业经学校研究通过,现印发给你们,请认真遵照执行。
 
 
山 东 大 学
2016年8月31日
山东大学会议费管理暂行办法
 
第一章   
第一条为加强和规范学校会议费管理,保障会议经费收支的合规性和合理性,提高经费的使用效益,根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016 50号)等相关文件精神,结合学校实际,制订本办法。
第二条本办法适用于学校举办(含主办、承办)的各类国内管理会议、国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议
国内管理会议是指除国内业务会议、重要学术会议、在华举办国际会议之外的其他国内会议。
国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、项目启动会、中期检查会、验收会、座谈会、答辩会(不含毕业论文答辩会)等。
重要学术会议是指院士、二级及以上教授占参会代表总数三分之一(含三分之一)以上的学术交流会议。
在华举办国际会议是指报经教育部批准在我国境内举办的国际会议。
第三条各单位按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则举办各类会议。
第四条会议组织者和经办人员是直接责任人,对所经办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任。各单位对本单位所举办的会议承担管理和监督责任。
第二章 会议管理
第五条各单位应建立健全会议审批、公示等会议管理制度,结合工作实际需要,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
第六条各单位举办会议应预先编制会议费预算。使用科研经费的会议由项目负责人审批;使用其他经费的会议由单位负责人审批,财务部审核。在华举办国际会议应按规定提前履行审批手续。
会议预算内容包括会议名称、会议主题、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数量、所需经费和列支渠道等。
有预算控制额度要求的项目,会议费不得超过预算控制额度;没有预算控制额度要求的项目,结合教学、科研业务活动的实际需要安排会议费。
第七条会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,会议费支出不得超过综合定额标准。不得在私人会所及明令禁止的风景名胜区召开。
第八条各单位举办的会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。
对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用。
对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。
对于有赞助收入的会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。
第九条各单位召开会议应当改进会议形式,充分利用电话电视、视频网络等新媒体和现代信息技术,在保证会议质量的前提下,降低会议成本,提高会议效率。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文印费、通讯费等。国际会议可开支会议资料翻译费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租金费用。
交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十一条会议费开支实行综合定额控制,在综合定额标准之内据实报销,各项费用之间可以调剂使用。会议费的综合定额标准如下:
                                    
 
 
 单位:/.
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
国内管理会议
340
130
80
550
国内业务会议
400
150
100
650
重要学术会议
500
150
100
750
在华举办国际会议
700
200
300
1200
(一)综合定额里的其他费用包括:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费、国际会议资料翻译费等。
(二)会议应按照综合定额控制标准执行,超支部分不予报销。
(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。
第十二条下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:
(一)会议代表参加会议发生的城市间交通费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费中报销。
(二)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,向邀请参会的专家发放讲课费、咨询费等,可对照学校相应标准在劳务费中报销。费用标准(税后)如下:
1.副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元;
2.正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元;
3.院士、全国知名专家每半天不超过3000元。
(三)国际会议同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。
(四)会议论文出版费等其他费用据实报销。
第十三条各单位在会议开始前可办理会议费借款手续,借款时应提供:
(一)会议通知;
(二)举办会议预算表;
(三)借款单;
(四)金额如达到10万元及以上,应履行大额资金审批手续;
(五)国际会议需提供教育部批准办会的文件。
第十四条各单位在会议结束之后应当及时汇总各项资料和票据,统一办理报销手续,会议费报销时应提供:
(一)会议通知;
(二)举办会议决算表;
(三)实际参会人员签到表;
(四)会议服务单位提供的发票、明细清单、委托合同(协议)等;
(五)金额如达到10万元及以上,应履行大额资金审批手续(如借款时已履行相关手续,无需重复提供);
(六)国际会议需提供教育部批准办会的文件(如借款时已履行相关手续,无需重复提供)。
第十五条获全额资助会议,资助单位对会议标准、会议地点和开支范围有特别要求并在资助协议中约定的,按协议执行。
第十六条 与校外单位共同承办会议的,报销时需提供会议预算和合同。会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校原经费账户,不得滞留在学校之外。
第十七条 各单位举办的会议,原则上应在会议结束1个月内及时结账,一次性报销完毕。结账后收取的会议费如有结余,须按照学校经济管理办法办理结余分配。
第四章 监督问责
第十八条严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请,严禁套取会议费设立“小金库”,严禁在会议费中列支公务接待费。 
第十九条会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟,原则上安排自助餐,不安排宴请。国内管理会议用餐不上酒水,会场不制作背景板、不提供水果和茶歇。国际会议可以在会议期间安排一次宴请。
第二十条不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用,不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观,严禁组织高消费娱乐、健身活动,严禁以任何名义发放纪念品,不得额外配发洗漱用品。
第二十一条学校纪检监察、审计、财务部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。 
第二十二条违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任: 
(一)以虚报、冒领手段骗取会议费的; 
(二)虚报会议人数、天数等进行报销的;
(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(四)违规报销与会议无关费用的;
(五)其他违反本办法行为的。
有所列行为之一的,由学校纪检、监察、审计、财务部门责令改正,追回违规资金,并报经学校批准后予以通报。对直接责任人和单位负责人,报请学校按规定给予相应处分。如行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。 
第五章   
第二十三条本办法由财务部负责解释。 
第二十四条本办法自2016年9月1日起执行。《山东大学会议费管理办法》(山大财字〔201451号)同时废止。
 
编辑:管理学院办公室

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